TSentra Datenschutzerklärung

TSentra („TSentra“, „wir“, „unser“ oder „uns“) respektiert die Privatsphäre von Nutzern, Kunden, Technikern und anderen Personen, deren Daten im Rahmen des Dienstes verarbeitet werden können. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Informationen erhoben, verwendet, offengelegt, gespeichert und geschützt werden können, wenn TSentra über seine Software, Websites, mobilen Anwendungen, APIs, KI-gestützten Tools und damit verbundenen Dienste genutzt wird.

Organisationen, die TSentra zur Verwaltung ihrer Mitarbeitenden, Kunden, Arbeitsaufträge, Anlagen und Außendienstprozesse einsetzen, können zusätzlichen datenschutzrechtlichen Pflichten unterliegen. In diesen Fällen legt die jeweilige Organisation in der Regel fest, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, während TSentra diese Daten gegebenenfalls im Auftrag der Organisation verarbeitet.

Konto- und Profilinformationen. TSentra kann Informationen wie den Namen und die E-Mail-Adresse eines Nutzers, die Organisation, den Benutzernamen, Authentifizierungsdaten, die Kontorolle, Berechtigungen, Spracheinstellungen und weitere Kontoeinstellungen erheben.

Kunden-, Arbeitsauftrags- und Serviceinformationen. TSentra kann Kontaktdaten von Kunden, Serviceadressen, Arbeitsaufträge, Zeitpläne, Auftragsnotizen, Informationen zu Geräten oder Anlagen, Servicehistorien, Verträge, Ersatzteile, Anhänge und weitere Informationen verarbeiten, die im Rahmen von Field-Service-Prozessen eingegeben oder erzeugt werden.

Techniker- und Personaleinsatzdaten. Abhängig von der Konfiguration kann TSentra Informationen zu Technikereinsätzen, Verfügbarkeiten, Dienststatus, Zeitplänen, Qualifikationen, Auftragsstatus, Arbeitszeiten, Leistungsdaten, Fuhrparkzuordnungen und damit verbundenen betrieblichen Aufzeichnungen verarbeiten.

Standort- und Fuhrparkinformationen. Sofern aktiviert, kann TSentra GPS-Standorte, Technikerpositionen, Routen, Reiseinformationen, Einsatzorte, Geofencing-Ereignisse, Fahrzeugstandorte, Kilometerstände, Kraftstoffinformationen und damit verbundene Fuhrparkdaten verarbeiten, um Disposition, Navigation, Einsatzkoordination und Fuhrparkmanagement zu unterstützen.

Fotos, Unterschriften und Anhänge. Der Dienst kann Nutzern ermöglichen, Servicefotos, Dokumente, Formulare, Kundenunterschriften, Tätigkeitsnachweise und weitere Anhänge aufzunehmen oder hochzuladen. Je nachdem, welche Inhalte Nutzer übermitteln, können diese Materialien personenbezogene Daten enthalten.

Technische Daten und Nutzungsinformationen. TSentra kann automatisch Informationen wie IP-Adresse, Browsertyp, Gerätetyp, Betriebssystem, Anwendungsversion, Datum und Uhrzeit von Zugriffen, Sitzungsinformationen, Nutzungsaktivitäten, Diagnosedaten und Fehlerprotokolle erheben.

KI-bezogene Informationen. Bei der Nutzung KI-gestützter Funktionen kann TSentra relevante Arbeitsauftragshistorien, Geräteinformationen, Serviceaufzeichnungen, Betriebskennzahlen, Handbücher, Technikerverfügbarkeiten, Fotos, Spracheingaben und weitere vom Kunden bereitgestellte Informationen verarbeiten, die zur Bereitstellung der ausgewählten Funktion erforderlich sind.

Cookies und ähnliche Technologien. TSentra kann Sitzungs-, Authentifizierungs-, Sicherheits-, Präferenz- und Analysetechnologien sowie ähnliche Technologien einsetzen. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, unterliegt der Einsatz nicht notwendiger Tracking-Technologien einer Einwilligung oder einer Widerspruchsmöglichkeit.

TSentra kann Informationen verwenden, um den Dienst zu betreiben und aufrechtzuerhalten, Konten zu erstellen und zu verwalten, Nutzer zu authentifizieren, Einsätze zu planen und zu disponieren, den Status von Arbeitsaufträgen und – sofern aktiviert – den Standort von Technikern anzuzeigen, Kunden-, Anlagen-, Fuhrpark-, Bestands- und Servicedaten zu verwalten, Fotos und Unterschriften zu verarbeiten, Berichte und Analysen bereitzustellen, KI-gestützte Funktionen und Integrationen zu ermöglichen, betriebliche Benachrichtigungen zu versenden, Kundensupport zu leisten, Funktionalität und Leistung zu verbessern, technische Probleme zu beheben, die Sicherheit zu gewährleisten, unbefugte oder betrügerische Aktivitäten zu erkennen sowie gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Organisationen, die TSentra nutzen, bestimmen grundsätzlich, welche Informationen sie in die Plattform eingeben, welche Mitarbeitenden oder Techniker sie verwalten, welche Kunden sie betreuen und zu welchen Zwecken betriebliche Daten verarbeitet werden. Vorbehaltlich geltender Vereinbarungen und gesetzlicher Bestimmungen behalten die Kunden ihre Rechte an den Informationen, die sie an TSentra übermitteln oder über TSentra erheben.

Die Kunden sind dafür verantwortlich, erforderliche Hinweise bereitzustellen, geeignete Rechtsgrundlagen festzulegen und alle notwendigen Einwilligungen für die Informationen einzuholen, die sie erheben oder überwachen möchten. Dies gilt unter anderem für Standortdaten von Mitarbeitenden, Fotos, Unterschriften und Kundendaten.

Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Anwendung findet, verarbeitet TSentra personenbezogene Daten nur, wenn eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Abhängig von den jeweiligen Umständen kann dies die Erfüllung eines Vertrags, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, berechtigte Interessen, die nicht durch die Rechte der betroffenen Person überwogen werden, oder – sofern erforderlich – eine Einwilligung umfassen.

Kunden, die als Verantwortliche handeln, sind selbst dafür verantwortlich, ihre jeweilige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten über TSentra festzulegen.

TSentra verkauft personenbezogene Daten nicht gegen eine rein finanzielle Gegenleistung.

Informationen können offengelegt werden gegenüber autorisierten Nutzern innerhalb der Organisation eines Kunden; Anbietern und Dienstleistern, die Hosting, Sicherheit, Kommunikation, Kartendienste, Analysen, Zahlungsabwicklung, KI-Funktionen oder andere Servicefunktionen unterstützen; vom Kunden ausgewählten Drittdiensten; professionellen Beratern, soweit angemessen; Behörden oder anderen Parteien, wenn die Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz rechtlicher Interessen erforderlich ist; oder einer Rechtsnachfolgeorganisation im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme, Finanzierung, Umstrukturierung oder Veräußerung von Vermögenswerten.

Von Dienstleistern wird erwartet, dass sie Informationen im Einklang mit den geltenden vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen verarbeiten.

TSentra setzt angemessene administrative, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, die darauf ausgelegt sind, Informationen vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Zu diesen Maßnahmen können verschlüsselte Kommunikation, die Verschlüsselung gespeicherter Informationen, sichere Authentifizierung, Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffskontrollen, biometrische Authentifizierung auf Mobilgeräten, Zugriffsbeschränkungen, Sicherheitsüberwachung und eine sichere Infrastruktur gehören.

Für kein elektronisches Übertragungs- oder Speichersystem kann vollständige Sicherheit garantiert werden. Nutzer und Organisationen sind ebenfalls dafür verantwortlich, ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, Berechtigungen angemessen zu konfigurieren und einen vermuteten unbefugten Zugriff unverzüglich zu melden.

Informationen werden so lange gespeichert, wie es vernünftigerweise erforderlich ist, um TSentra bereitzustellen, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen, berechtigte Geschäftsunterlagen aufzubewahren, Streitigkeiten beizulegen, Vereinbarungen durchzusetzen, die Sicherheit zu gewährleisten und geltende gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Die Speicherfristen können je nach Art der Informationen, Kundenkonfiguration, vertraglichen Anforderungen und geltendem Recht variieren.

Soweit technisch unterstützt und gesetzlich zulässig, können Kunden die Löschung von Konto- oder Servicedaten verlangen. Bestimmte Informationen können für einen begrenzten Zeitraum in Sicherungskopien oder Aufzeichnungen verbleiben, wenn ihre Aufbewahrung aus Sicherheitsgründen oder zu rechtlichen beziehungsweise betrieblichen Zwecken erforderlich ist.

Abhängig vom Wohnort einer Person und den anwendbaren Gesetzen können Datenschutzrechte unter anderem das Recht umfassen, Auskunft über personenbezogene Daten, die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung, die Einschränkung bestimmter Verarbeitungen oder die Übertragbarkeit von Daten zu verlangen, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen, eine Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, oder Direktwerbung zu widersprechen.

Für Personen im Europäischen Wirtschaftsraum können die Rechte zudem das Recht umfassen, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, sowie – soweit anwendbar – Rechte im Zusammenhang mit bestimmten automatisierten Entscheidungen.

Anfragen zu Informationen, die von einem Arbeitgeber oder einem anderen TSentra-Kunden kontrolliert werden, sollten grundsätzlich zunächst an diese Organisation gerichtet werden. Anfragen zu TSentra-Kontoinformationen oder zur eigenen Verarbeitung durch TSentra können über die offizielle TSentra-Website oder den im Dienst bereitgestellten Supportkanal eingereicht werden.

Bestimmte Funktionen von TSentra verwenden Standortdaten, um Live-Karten, Disposition, Navigation, Routenkoordination, geofencing-basierte Statusinformationen und Fuhrparkmanagement zu ermöglichen. Organisationen, die diese Funktionen aktivieren, sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Standortüberwachung von Mitarbeitenden im Einklang mit den geltenden datenschutz-, beschäftigungs- und arbeitsrechtlichen Anforderungen erfolgt.

Sofern unterstützt, können Nutzer bestimmte Standortberechtigungen über ihre Geräteeinstellungen steuern. Die Deaktivierung des Standortzugriffs kann die Verfügbarkeit oder Genauigkeit einiger TSentra-Funktionen beeinträchtigen.

TSentra kann Systeme der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens einsetzen, um Funktionen wie vorausschauende Wartung, intelligente Disposition, Bedarfsprognosen, Anomalieerkennung, die Zusammenfassung von Aufträgen, wissensbasierte Assistenz, sprachgesteuerte Prozessaktionen und die Analyse von Servicefotos bereitzustellen. Diese Systeme können auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten oder für ihn erzeugten Informationen Empfehlungen, Prognosen, Klassifizierungen, Zusammenfassungen oder Handlungsvorschläge erstellen.

KI-gestützte Ergebnisse sollen Nutzer bei betrieblichen Entscheidungen unterstützen. Soweit das geltende Recht Entscheidungen einschränkt, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben, sollten TSentra und seine Kunden eine angemessene menschliche Überprüfung und weitere gesetzlich vorgeschriebene Schutzmaßnahmen vorsehen.

TSentra ist darauf ausgelegt, Kunden mit Geschäftstätigkeit in Deutschland und der Europäischen Union zu unterstützen, und kann eine Option zur Datenspeicherung in der EU anbieten. TSentra und seine Dienstleister können Informationen in anderen Ländern als dem Land verarbeiten oder speichern, in dem sich ein Nutzer oder Kunde befindet. Soweit nach geltendem Recht erforderlich, werden für die internationale Übermittlung personenbezogener Daten geeignete Garantien eingesetzt.

Abhängig von der Bereitstellung und der geltenden Vereinbarung können Unternehmenskunden auch Zugriff auf Self-Hosting oder andere Bereitstellungsoptionen haben.

TSentra ist eine Field-Service-Plattform für Unternehmen und richtet sich nicht an Kinder. TSentra erhebt im Rahmen verbraucherorientierter Dienste nicht wissentlich personenbezogene Daten direkt von Kindern. Organisationen, die TSentra nutzen, sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Informationen über Minderjährige im Einklang mit dem geltenden Recht verarbeitet werden.

TSentra kann in Drittdienste wie CRM-, ERP-, Buchhaltungs-, Zahlungs-, Kommunikations-, Karten-, Kalender-, Identitäts- und Produktivitätssysteme sowie andere vom Kunden ausgewählte Systeme integriert werden. Drittanbieter können Informationen nach ihren eigenen Bedingungen und Datenschutzerklärungen verarbeiten. TSentra ist nicht für die eigenständigen Datenschutzpraktiken von Drittdiensten verantwortlich.

Wir können diese Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisieren, um Änderungen an TSentra, unseren Informationsverarbeitungspraktiken oder den geltenden Anforderungen Rechnung zu tragen. Das zu Beginn dieser Erklärung angegebene Gültigkeitsdatum kennzeichnet die aktuelle Version. Soweit angemessen oder gesetzlich vorgeschrieben, können wir über wesentliche Änderungen über TSentra oder auf andere geeignete Weise informieren.

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung oder den Datenschutzpraktiken von TSentra haben, nutzen Sie bitte den offiziellen Kontakt- oder Supportkanal auf der TSentra-Website oder innerhalb des TSentra-Dienstes.

Wenn Sie TSentra über Ihren Arbeitgeber oder eine andere Organisation nutzen, können Sie sich auch an den TSentra-Administrator oder den Ansprechpartner für Ihr Konto innerhalb Ihrer Organisation wenden. Dies gilt insbesondere für Anfragen zu Informationen, die von dieser Organisation kontrolliert werden.